Privacy
Inleiding
Per 25 mei 2018 is een nieuwe Europese regelgeving in werking getreden voor privacyzaken: “Algemene Verordening Gegevensbescherming”.
Uitgangspunt van de AVG is dat persoonsgegevens met zorg behandeld dienen te
worden en geheim dienen te blijven.
Het Genootschap A.W.K. Voet van Oudheusden voldoet hier aan.
Dit privacyreglement geeft aan hoe hier invulling aan geven wordt, welke
gegevens bewaard worden, hoe deze gebruiken worden en wie daar mee mogen
omgaan.
Beleid
- De vereniging heeft voor haar functioneren een
aantal persoonsgegevens nodig. Er worden niet meer gegevens bewaard dan
nodig is voor het functioneren als vereniging. - De opgeslagen gegevens kunnen slechts door een beperkt aantal personen bekeken worden.
- Gegevens worden niet gedeeld met derden.
- De namen van nieuwe leden worden eenmalig gepubliceerd in de eerst volgende papieren nieuwsbrief die alleen voor leden bestemd is. Nieuwe leden die daar bezwaar tegen hebben kunnen dat binnen 2 weken na ontvangst van de welkomsbrief kenbaar maken bij de ledenadministratie.
- Het beleid wordt op de website van de vereniging geplaatst. Vanuit de website
Culemborgtoen.nu wordt verwezen naar deze tekst op de Voet website.
Wat wordt waar opgeslagen
De vereniging gebruikt de volgende onlinesystemen:
Hierin is in het ledengedeelte opgenomen:
Een uniek lidnummer, naam,
voorletters, aanspreektitel, adres, postcode, woonplaats, mailadres,
telefoonnummer en datum van aanmelding. Daarnaast wordt hierin de betaling van de contributie/donaties bijgehouden.
Leden kunnen zich tot de ledenadministrateur (ledenadministratie@voetvanoudheusden.nl) richten om inzicht te krijgen in wat over hun persoon is opgeslagen.
Laposta (mailverzendprogramma)
Laposta wordt gebruikt voor de verzending per mail van nieuwsbrieven en andere communicatie met de leden en belangstellenden.
Bij nieuwe leden wordt enkel hun mailadres en uniek lidnummer opgenomen.
Naast leden kunnen belangstellenden zich aanmelden voor de nieuwsbrieven.
Men kan zelf nagaan welke gegevens opgeslagen zijn en zo nodig zelf aanpassen.
Bij alle digitale nieuwsbrieven is een afmeldmogelijkheid (“opt-out”) aangegeven.
Privacybewaking leveranciers
e-Boekhouden
De vertrouwelijkheid wordt geborgd in de privacyverklaring:
https://www.e-boekhouden.nl/voorwaarden/privacy
Laposta:
Voor de privacyverklaring van Laposta wordt verwezen naar
https://laposta.nl/beveiliging-gegevens
Toegang gegevens
Het ledenbestand is in beheer bij de ledenadministrateur. De bestuursleden hebben toegang tot een beperkte set van gegevens: adres, mailadres en telefoonnummer.
Tot het Laposta programma hebben de webbeheerders, webredacties en de
ledenadministrateur toegang.
Website
De provider van de websites en mailaccounts is KOVOKS. Hun privacybeleid ligt vast in https://www.kovoks.nl/contact/privacy-policy
De websites zijn voorzien van een SSL-certificaat (naam wordt voorafgegaan door https:// in plaats van http://).
De websites worden beheerd door de webbeheerder(s), die aangesteld zijn door het bestuur. Er staan geen gegevens van leden, anders dan het bestuur en bestuur
ondersteuners, op de website.
Op de website kunnen foto’s staan, gemaakt door leden die hebben deelgenomen aan activiteiten van de vereniging. Voor zover mogelijk zal vooraf toestemming voor publicatie gevraagd worden. Indien men achteraf bezwaar maakt kan men dit melden bij de ledenadministrateur.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 mei 2018.
Aangepast in de bestuursvergadering van 3 april 2023.